Cómo hacer tu propio ForoChat – Parte 02

Crear tu propio ForoChat puede ser sencillo, todo depende de la visión y de la preparación que realices antes de hacerlo. En mi artículo anterior te enumero las etapas que considero debes realizar para enseñarte a lograr cómo hacer un ForoChat exitoso.

A manera referencial, estas son las etapas que debes tomar en cuenta:

  • Etapa de conceptualización
  • Etapa de mercadotecnia
  • Etapa educativa
  • Etapa económica

Sí deseas conocer qué son los ForoChats y cómo usarlos en tu estrategia digital, en nuestro blog encontrarás más información al respecto.

Nosotros nos concentraremos en la tercera etapa, la educativa, por ser el corazón latiente de la creación del ForoChat.

La etapa educativa para crear tu ForoChat

La forma más simple para enunciar esta etapa sería de la siguiente manera:

“Esquematizar de forma lógica el contenido del ForoChat”

Al crear tu propio ForoChat esta etapa te sirve para:

Es importante que tengas un esquema claro de la información que deseas transmitir a tu público objetivo, te recuerdo que, para lograr una buena planificación, debes saber:

  • Organizar los tópicos a tratar durante el ForoChat.
  • Asignar los tiempos de duración de cada uno de los tópicos.
  • Establecer los períodos de descanso, de ser necesario, dependiendo de la duración del ForoChat.
  • Establecer los períodos de intervención de los participantes y su duración.
  • Decidir el o los medios de transmisión de tú estrategia educacional (textos, audios, videos, imágenes, etc.).
  • Preparar el tipo de material de apoyo y cuándo emplearlo.
  • Según la magnitud del ForoChat, puedes dilucidar sí requerirás apoyo durante el evento.
  • Preparar los formularios de inscripción y la encuesta de satisfacción.

Adicionalmente, tienes que establecer la capacidad máxima de participantes en tu ForoChat, la razón es simple, sí son muchos, no podrás atenderlos adecuadamente.

Al crear tu propio ForoChat debes tener en cuenta:

Que nada es más contraproducente que omitir responder alguna inquietud de los participantes durante el ForoChat.

En ocasiones, para los participantes, si presentas fallas de Internet, problemas con los videos, retrasos por las condiciones climáticas, etc. esto carece de importancia frente a una atención esmerada y a un notable esfuerzo por hacer sentir al público escuchado y atendido.

“Algo de lo que siempre debes estar pendiente es de la calidad del servicio que ofreces a cada uno de los participantes, este aspecto tiene un gran peso al final del ForoChat cuando realices la encuesta de satisfacción”.

Crear una guía del tema

Como hemos mencionado antes, no sólo tienes que organizar los tópicos a tratar durante el ForoChat, también debes construir cada tema junto con su explicación.

Esta es una de las fases vitales para el éxito de tu ForoChat, ya que contiene todo lo que vas a exponer, punto por punto.

Ventajas de la guía del tema para crear tu propio ForoChat:

  • Evita las redundancias.
  • Evita olvidar o saltar algún tópico.
  • Mantiene un correcto orden secuencial.
  • Permite abrir espacios para la interacción controlada.
  • Proporciona un manejo adecuado del tiempo.
  • Control en las pausas para lecturas o vistas de videos.

Elaborar la guía del tema al crear tu propio ForoChat permite:

  • Definir los puntos principales a tratar.
  • Investigación de soporte de los puntos principales.
  • Crear un cronograma de la actividad.
  • Enunciar los puntos principales y secundarios.
  • Establecer las pausas activas dentro del ForoChat.
  • Definir la estrategia educacional.

La guía del tema te prepara en la visualización de las ideas que quieres transmitir, en cómo las expresarás y cuánto tiempo le dedicarás a cada una de estas.

También es importante que sepas que la guía del tema te sirve para enfocar tus esfuerzos para mantenerte dentro de un cronograma, minimizando la verborrea y las intervenciones extensas.

Recuerda que un ForoChat tiene un tiempo finito de duración y que este debe ser respetado, si te excedes puedes generar molestias en los participantes o en tus promotores.

Asimismo, la guía del tema es un excelente medio para la cooperación entre ponentes, ya que les permite establecer los tiempos entre ponencias y definir estrategias conjuntas para el manejo del ForoChat.

Establecer roles de moderador y expositor

Aun cuando pienses que no es necesario, debes considerar requerir el apoyo de una persona que se encargue de aquellas actividades que llevan tiempo o demandan mucha atención, pero que pueden distraerte de cumplir con el esquema planteado en el punto anterior.

Es posible que lo puedas hacer todo tú solo, pero ten en cuenta que existe, dentro del ForoChat, un espacio para la interacción de los participantes que, por lo general, deviene en un formato de preguntas y respuestas.

Atender a los participantes puede significar, para ti, un consumo de tiempo en el que pudieras estar preparándote para el tema siguiente, pudiendo distraerte del control del tiempo y fácilmente llevarte a extenderte más allá de la duración planificada.

Por ello te sugiero que pienses en los siguientes roles:

Moderador

  • Persona encargada del orden, de las presentaciones y salutaciones.
  • Sí la herramienta para el ForoChat lo permite, controla las intervenciones de los participantes.
  • Se encarga del manejo de la interacción entre los participantes y el expositor.
  • Administra el acceso de los participantes.
  • Imparte y hace cumplir las normas y políticas del ForoChat.

Expositor o ponente

  • Persona encargada de impartir el ForoChat.
  • Se encarga de responder las inquietudes de los participantes.
  • Es la cara y voz del ForoChat, por lo que debe mantener una buena presencia y excelente dicción.
  • Es una persona experta en el tema, cuenta con un domino extendido del ForoChat.

Asistente

  • Alguien que se haga responsable de responder las inquietudes de los participantes o que simplemente lleve un registro de las mismas y notifique al expositor para dar respuestas oportunas en el momento pertinente.
  • Se encarga de llevar los tiempos y notificar los cumplimientos de los plazos.
  • En algunos casos apoya en el envío del material de apoyo dentro del ForoChat.
  • Se le asignan el seguimiento de la encuesta final.

Debes recordar que, aunque sea un ForoChat gratuito, alguien debe encargarse de mantener un registro de los participantes, de llevar la base de datos de contactos y la ponderación de los participantes en su intensión de invertir en un próximo evento pago.

Establecer la estrategia educacional

La estrategia educacional se refiere al modo en el que has de impartir el conocimiento, según tu público objetivo, dependiendo de su nivel académico, estrato social, intereses o cualquier otro parámetro que los defina.

Aquí es donde decides sí emplearás solo texto, audios, videos, imágenes o una combinación de todos estos.

En mi experiencia siempre debes ser minimalista, conciso y metódico al momento de crear tus recursos audiovisuales o material de apoyo.

Buenas prácticas al crear tu propio ForoChat:

  • Emplear pocas láminas o imágenes.
  • Evitar sobrecargar de información los recursos audio visuales.
  • Emplear frases célebres adecuadas al tema.
  • Generar recursos de impacto, con la intensión de atraer la atención de los participantes.

Los recursos o material de apoyo más comunes que puedes emplear son los siguientes:

Imágenes:

  • Estas pueden ser estáticas o con movimiento (Gif animados).
  • Usa imágenes icónicas que reflejen el punto a tratar.
  • Emplea poco texto y con letras muy visibles.
  • Usa los colores de tu marca.
  • Evita las saturaciones y superposiciones de color.

Videos:

  • Cuida de la calidad del video y de la relación de aspecto.
  • Procura que la duración del video no sea excesiva.
  • Si bien deseas llamar la atención, evita excederte y fatigar a los participantes con tu video.
  • Siempre que puedas, coloca el logo de tu marca en el video.

Textos:

  • Cuida de la extensión del texto, lo ideal es dividirlo en subtemas cortos.
  • Emplea un tipo de letra fácil de leer y con un tamaño ampliado, ejemplo Arial 14.
  • La ortografía y la gramática van de la mano, úsalas bien.
  • Usa metáforas, símiles y otros recursos literarios que te ayuden en la comprensión del texto.

Audios:

  • Emplea una buena dicción.
  • Usa una buena entonación.
  • Debes estar atento a las muletillas.
  • Si usas fondo musical, este debe estar muy por debajo de la voz.
  • Evita en lo posible ruidos de fondo.
  • Puedes grabar los audios previamente, pero esto exige que tengas un gran manejo del ForoChat, para que fluyan sobriamente.

Videoconferencia:

  • Cuida del trasfondo de la transmisión.
  • Aplican las mismas sugerencias que en los audios.
  • Mantén una buena iluminación.
  • No hagas movimientos bruscos.

Normas y reglas del ForoChat

Siempre, antes de iniciar el ForoChat e inclusive durante la fase de inscripción, es bueno dejar claras las políticas del evento, evitándote así futuros malos entendidos por la intervención inadecuada de los participantes.

Es común establecer reglas de participación y normas generales de comportamiento dentro del ForoChat, por ejemplo:

  • Puedes indicar que no está permitido el uso de audios dentro del chat.
  • Por el contrario, indicas que deben emplear el texto como método para interactuar durante el evento.
  • Si existe una persona que infrinja esta condición, fácilmente podrás ajustar su comportamiento sin mayor problema, ya que fue notificado previamente.

Referencias informativas y derecho de autor

“Al Cesar lo que es del Cesar”

Mantener al final del ForoChat un registro de las fuentes y referencias bibliográficas; primero, es una señal de que respetas los derechos de autor y segundo, a muchas personas les encanta ahondar en el tema tratado, así queda de manera explícita las fuentes que contienen y amplían el conocimiento del ForoChat.

Espero que sea de ayuda esta información, sí necesitas asesoría, puedes ponerte en contacto con nosotros, con gusto te atenderemos.

 

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